Du lịch & Công tác doanh nghiệp

Tự đặt vé máy bay hay qua đại lý – Doanh nghiệp nên chọn cách nào?

5 phút đọc

Khi nhu cầu công tác tăng lên, nhiều doanh nghiệp đối mặt với một câu hỏi quen thuộc: nên để nhân viên tự đặt vé máy bay hay làm việc với đại lý?

Nhìn qua, đây chỉ là lựa chọn về cách đặt vé. Nhưng thực tế, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí công tác, hiệu quả vận hành và khả năng kiểm soát nội bộ. Vấn đề không nằm ở việc “cách nào rẻ hơn”, mà là cách nào giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn trong dài hạn.

Tự đặt vé máy bay – linh hoạt nhưng khó kiểm soát

Ưu điểm. Tự đặt vé mang lại sự chủ động:

Nhân viên chọn được chuyến bay phù hợp
Không cần thông qua trung gian
Thao tác nhanh, tiện lợi

Với doanh nghiệp nhỏ hoặc ít phát sinh công tác, đây có thể là lựa chọn hợp lý.

Hạn chế. Khi số chuyến đi tăng lên, các vấn đề bắt đầu xuất hiện:

Không kiểm soát được chi phí tổng
Mỗi nhân viên đặt theo thói quen khác nhau
Không có tiêu chuẩn về giá hoặc thời điểm đặt
Không có hỗ trợ khi phát sinh sự cố
Khó tổng hợp hóa đơn và chứng từ

Cùng một hành trình, mức giá có thể chênh lệch đáng kể chỉ vì thời điểm đặt khác nhau. Khi thiếu kiểm soát, chi phí không tăng đột biến mà “tăng dần” theo thời gian.

Đặt vé máy bay qua đại lý – kiểm soát tốt hơn nhưng cần đúng cách

Ưu điểm. Làm việc với đại lý giúp doanh nghiệp:

Có người hỗ trợ khi cần đổi, hủy, xử lý sự cố
Được tư vấn phương án tối ưu chi phí
Có hóa đơn đầy đủ, thuận tiện cho Kế toán
Dễ quản lý tập trung

Với doanh nghiệp có tần suất công tác cao, đây là giải pháp giúp giảm tải đáng kể cho nội bộ.

Hạn chế. Nếu vẫn làm theo cách truyền thống, doanh nghiệp phải trao đổi qua nhiều bước, phụ thuộc vào Hành chính hoặc đại lý, và quy trình có thể chậm nếu không có hệ thống. Vì vậy, vấn đề không nằm ở “đại lý”, mà nằm ở cách doanh nghiệp làm việc với đại lý.

So sánh chi tiết: tự đặt vé máy bay và đặt qua đại lý

Tiêu chí	Tự đặt vé	Đặt qua đại lý
Tốc độ đặt vé	Nhanh	Có thể chậm nếu làm thủ công
Kiểm soát chi phí	Thấp	Cao
Đồng bộ chính sách	Không	Có
Hỗ trợ khi phát sinh	Không	Có, 24/7 (tùy đại lý)
Xử lý sự cố	Tự xử lý	Có người hỗ trợ
Hóa đơn, chứng từ	Khó tổng hợp	Đầy đủ, rõ ràng
Quản lý tập trung	Không	Có
Thanh toán	Phải thanh toán ngay	Có thể dùng công nợ

Công nợ giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ giá tốt

Trong mô hình tự đặt, nhân viên chọn được chuyến bay phù hợp nhưng phải chờ Kế toán thanh toán. Trong thời gian đó giá vé có thể thay đổi, doanh nghiệp không giữ được mức giá tốt và phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Khi làm việc với đại lý có hỗ trợ công nợ:

Vé có thể được xuất ngay sau khi xác nhận
Không phụ thuộc vào việc thanh toán tức thời
Giữ được mức giá tại thời điểm đặt

Ví dụ: VNTRIP hỗ trợ doanh nghiệp hạn mức công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thời gian thanh toán lên đến 45 ngày. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền, tránh rủi ro tăng giá và không gián đoạn quy trình đặt vé.

Khi nào doanh nghiệp nên tự đặt vé?

Quy mô nhỏ
Ít phát sinh công tác
Không cần kiểm soát chi phí chặt chẽ

Khi nào nên đặt vé máy bay qua đại lý?

Có tần suất công tác cao
Cần kiểm soát ngân sách
Có bộ phận Kế toán cần đối soát
Muốn giảm tải vận hành nội bộ

Giải pháp tối ưu: tự đặt có kiểm soát

Thay vì chọn một trong hai, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng mô hình kết hợp:

Nhân viên tự đặt vé để giữ sự linh hoạt
Nhưng trong khung chính sách và có hệ thống kiểm soát
Có đại lý hỗ trợ phía sau khi cần

Cách tiếp cận này giúp giữ được tốc độ, kiểm soát được chi phí và giảm rủi ro vận hành.

Lựa chọn đại lý vé máy bay phù hợp là yếu tố quyết định

Không phải đại lý nào cũng giống nhau. Một đối tác phù hợp cần có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp, có hệ thống quản lý và chính sách linh hoạt.

Xu hướng đặt vé máy bay của doanh nghiệp hiện nay

Doanh nghiệp không còn đặt vé thủ công, mà đang:

Chuyển sang hệ thống quản lý tập trung
Áp dụng mô hình nhân viên tự đặt vé có kiểm soát (self-booking)
Làm việc với đối tác chuyên nghiệp

VNTRIP TMS đáp ứng mô hình này:

Đại lý cấp 1 của hãng hàng không
Nhân viên tự đặt vé theo chính sách công tác của doanh nghiệp
Quy trình phê duyệt được thiết lập linh hoạt theo nhu cầu và chính sách công tác của từng doanh nghiệp
Hỗ trợ khách hàng 24/7
Không phát sinh chi phí ẩn
VNTRIP hỗ trợ doanh nghiệp hạn mức công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thời gian thanh toán lên đến 45 ngày
VNTRIP gửi bảng kê và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp

Xem chi tiết tính năng của VNTRIP TMS.

Xem thêm: 7 tiêu chí lựa chọn đại lý vé máy bay cho doanh nghiệp (Checklist đầy đủ)

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nên tự đặt vé máy bay hay qua đại lý?

Doanh nghiệp nhỏ, ít công tác có thể tự đặt. Doanh nghiệp có tần suất công tác cao nên làm việc với đại lý, tốt nhất là mô hình nhân viên tự đặt vé có kiểm soát và có đại lý hỗ trợ.

Đặt vé qua đại lý có đắt hơn tự đặt không?

Không nhất thiết. Đại lý phù hợp giúp doanh nghiệp đặt vé theo chính sách, giữ được mức giá tốt nhờ công nợ và giảm chi phí phát sinh khi có sự cố.

Tự đặt vé có kiểm soát (self-booking) là gì?

Là mô hình nhân viên tự đặt vé trên hệ thống, nhưng trong khung chính sách công tác và quy trình phê duyệt của doanh nghiệp.

VNTRIP có hỗ trợ công nợ cho doanh nghiệp không?

Có. VNTRIP hỗ trợ doanh nghiệp hạn mức công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thời gian thanh toán lên đến 45 ngày.

Kết luận

Không có cách nào “đúng” cho mọi doanh nghiệp. Nhưng xu hướng đã rõ: doanh nghiệp không còn chọn giữa “tự đặt” và “đại lý”, mà chọn mô hình tự đặt có kiểm soát và có đối tác hỗ trợ. Đây là cách vừa linh hoạt, vừa tối ưu chi phí trong dài hạn.

Hãy đăng ký tư vấn / demo VNTRIP TMS hoặc liên hệ hotline/Zalo 0987 567 126 để được tư vấn mô hình đặt vé phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.