Hướng dẫn đặt phòng khách sạn cho doanh nghiệp trên VNTRIP TMS

VNTRIP TMS (Travel Management System) là giải pháp quản lý công tác doanh nghiệp của VNTRIP, hỗ trợ doanh nghiệp đặt dịch vụ công tác, quản lý yêu cầu và phê duyệt, theo dõi chi phí công tác trên một nền tảng (Web và ứng dụng Mobile). Nhân viên chủ động đặt khách sạn ngay trên hệ thống, trong khi doanh nghiệp vẫn kiểm soát ngân sách và chính sách công tác. Bài viết dưới đây hướng dẫn từng bước đặt phòng khách sạn doanh nghiệp trên VNTRIP TMS.

Bài viết hướng dẫn từng bước đặt phòng khách sạn công tác trên VNTRIP TMS, theo quy trình 4 bước: Đặt phòng → Phê duyệt → Quản lý chuyến đi → Theo dõi và kiểm soát chi phí.

Vì sao doanh nghiệp nên đặt khách sạn trên VNTRIP TMS?

Khi đặt khách sạn thủ công qua Hành chính hoặc Kế toán, doanh nghiệp thường gặp các vấn đề:

• Mất thời gian trao đổi thông tin
• Khó kiểm soát ngân sách công tác
• Dễ sai sót khi đặt dịch vụ
• Khó theo dõi các đơn đặt phòng và chi phí phát sinh
• Tốn nhiều thời gian tổng hợp hóa đơn, chứng từ

VNTRIP TMS tập trung toàn bộ quy trình đặt dịch vụ công tác trên một nền tảng: nhân viên chủ động đặt phòng, áp dụng chính sách công tác và hạn mức chi tiêu ngay khi đặt, quản lý dữ liệu tập trung, hỗ trợ công nợ doanh nghiệp.

Bước 1: Đặt phòng theo chính sách công tác

Đăng nhập hệ thống

Truy cập ứng dụng Mobile hoặc website VNTRIP TMS bằng tài khoản được doanh nghiệp cấp. Sau khi đăng nhập, người dùng thực hiện các yêu cầu công tác và sử dụng dịch vụ theo quyền được phân công.

Tìm kiếm khách sạn

Chọn chức năng đặt khách sạn và nhập: điểm đến, thời gian lưu trú, người đi công tác. Doanh nghiệp có thể đặt phòng cho nhiều nhân sự trong cùng một yêu cầu công tác. Hệ thống hiển thị danh sách khách sạn phù hợp.

Lựa chọn khách sạn phù hợp

So sánh khách sạn theo mức giá, hạng sao, vị trí, tiện ích và chính sách hoàn hủy. Bộ lọc giúp nhanh chóng tìm khách sạn phù hợp nhu cầu và ngân sách. Hệ thống áp dụng giá doanh nghiệp và cảnh báo khi vượt ngân sách công tác.

Xác nhận thông tin đặt phòng

Xác nhận thông tin đơn đặt phòng và bổ sung thông tin quản lý nội bộ (nếu có). Chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ theo dõi và quản lý chi phí công tác.

Bước 2: Phê duyệt và thanh toán

Yêu cầu đặt phòng được xử lý theo quy trình của doanh nghiệp: chuyển đến cấp quản lý phê duyệt, hoặc phê duyệt nhiều cấp. Quy trình phê duyệt được thiết lập linh hoạt theo nhu cầu và chính sách công tác của từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể chọn thanh toán công nợ: VNTRIP hỗ trợ doanh nghiệp hạn mức công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thời gian thanh toán lên đến 45 ngày, giảm áp lực thanh toán trước.

Bước 3: Quản lý chuyến đi – theo dõi trạng thái đơn hàng

Theo dõi toàn bộ quá trình xử lý ngay trên hệ thống:

• Chờ phê duyệt
• Đang xử lý
• Đã xác nhận
• Hoàn thành

Sau khi được phê duyệt và xác nhận, người dùng nhận được thông báo. Thông tin đặt phòng được lưu tập trung, giúp tra cứu và đối soát đơn giản hơn.

Bước 4: Theo dõi và kiểm soát chi phí

Thông tin chuyến công tác và chi phí đặt phòng được lưu trên cùng một nền tảng, hỗ trợ báo cáo theo thời gian thực và xuất hóa đơn tập trung. VNTRIP gửi bảng kê và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.

Lợi ích khi đặt khách sạn qua VNTRIP TMS

• Tiết kiệm thời gian: nhân viên chủ động đặt phòng, không cần trao đổi qua nhiều đầu mối.
• Kiểm soát chi phí: áp dụng chính sách công tác, hạn mức chi tiêu và giá doanh nghiệp ngay trên hệ thống.
• Minh bạch quy trình phê duyệt: yêu cầu và phê duyệt được quản lý tập trung.
• Quản lý dữ liệu tập trung: thông tin chuyến công tác và đặt phòng trên cùng một nền tảng.
• Hỗ trợ công nợ: tối ưu dòng tiền, giảm áp lực thanh toán trước.
• Hỗ trợ khách hàng 24/7.

Xem thêm tính năng của VNTRIP TMS.

Xem thêm: Tối ưu quy trình đặt phòng khách sạn công tác cho doanh nghiệp từ A–Z · Hướng dẫn đặt vé máy bay cho doanh nghiệp trên VNTRIP TMS

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể đặt khách sạn cho nhiều người trong cùng một chuyến công tác không?

Có. VNTRIP TMS hỗ trợ đặt phòng cho nhiều nhân sự trong cùng một yêu cầu công tác.

Hệ thống có kiểm tra hạn mức công tác không?

Có. VNTRIP TMS áp dụng chính sách công tác và cảnh báo khi vượt ngân sách.

Tôi có thể tra cứu các đơn đặt phòng không?

Có. Thông tin đặt phòng được lưu tập trung trên hệ thống để tra cứu và đối soát.

Doanh nghiệp có thể thanh toán theo công nợ không?

Có. VNTRIP hỗ trợ doanh nghiệp hạn mức công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thời gian thanh toán lên đến 45 ngày.

VNTRIP TMS đặt được khách sạn ở đâu?

Trong nước và quốc tế. VNTRIP kết nối 1M+ khách sạn quốc tế và 17K+ khách sạn nội địa.

Kết luận

Từ tìm kiếm khách sạn, gửi phê duyệt đến theo dõi trạng thái đơn hàng, mọi thao tác trên VNTRIP TMS đều thực hiện trên một nền tảng. Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và kiểm soát chi phí tốt hơn, còn nhân viên có trải nghiệm công tác thuận tiện hơn.

Để được hướng dẫn chi tiết hoặc dùng thử, hãy đăng ký tư vấn / demo VNTRIP TMS hoặc liên hệ hotline/Zalo 0987 567 126.