Quy trình đặt vé máy bay công tác cho doanh nghiệp từ A-Z
Ở nhiều doanh nghiệp, việc đặt vé máy bay công tác tưởng như đơn giản: nhân viên gửi lịch, Hành chính đặt vé, Kế toán thanh toán. Nhưng khi số chuyến đi tăng lên, những vấn đề bắt đầu xuất hiện:
- Đặt vé chậm, ảnh hưởng lịch trình
- Giá vé tăng trong lúc chờ xử lý
- Sai sót thông tin, phải đổi vé, phát sinh chi phí
- Khó kiểm soát ngân sách theo từng chuyến đi
Vấn đề không nằm ở việc đặt vé, mà nằm ở việc thiếu một quy trình rõ ràng và nhất quán.
Vì sao doanh nghiệp cần quy trình đặt vé máy bay công tác?
Khi chưa có quy trình, mọi thứ vận hành dựa vào thói quen cá nhân. Điều này chấp nhận được ở quy mô nhỏ, nhưng nhanh chóng trở thành điểm nghẽn khi doanh nghiệp mở rộng. Một quy trình chuẩn giúp:
- Rút ngắn thời gian xử lý
- Giảm sai sót khi đặt vé
- Kiểm soát chi phí ngay từ đầu
- Minh bạch giữa các bộ phận
Khi chuẩn hóa quy trình và quản lý tập trung, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 25% chi phí công tác.
Quy trình đặt vé truyền thống và những hạn chế
Thông thường, quy trình diễn ra như sau:
- Nhân viên gửi yêu cầu công tác qua email hoặc chat
- Quản lý xem và phê duyệt
- Hành chính liên hệ đại lý vé máy bay
- Trao đổi qua lại giữa Hành chính, nhân viên và đại lý để chốt hành trình
- Kế toán thanh toán để xuất vé
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng trong thực tế việc trao đổi qua nhiều bên khiến thời gian kéo dài. Trong lúc đó giá vé thay đổi liên tục, và quy trình phụ thuộc vào việc Kế toán hoàn tất thanh toán.
Trường hợp rất phổ biến: đã chọn được giá vé tốt nhưng chưa kịp xuất vé vì Kế toán chưa thanh toán. Khi quay lại đặt, giá đã tăng đáng kể. Đây là chi phí “không nhìn thấy ngay”, nhưng xảy ra thường xuyên.
Quy trình đặt vé máy bay công tác chuẩn: 4 bước
Xu hướng hiện nay là chuẩn hóa quy trình trên một hệ thống. Một quy trình hiệu quả gồm 4 bước:
Bước 1: Đặt vé theo chính sách công tác
Nhân viên chủ động nhập thông tin chuyến đi (thời gian, điểm đến, mục đích công tác) và chọn chuyến bay phù hợp trong khung chính sách công tác của doanh nghiệp:
- Chỉ hiển thị chuyến bay phù hợp chính sách
- Cảnh báo khi vượt ngân sách
- Trường hợp ngoài chính sách có thể yêu cầu phê duyệt bổ sung
Thông tin được chuẩn hóa ngay từ đầu giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian, đồng thời cân bằng giữa linh hoạt và kiểm soát.
Bước 2: Phê duyệt
Yêu cầu được chuyển tới người có thẩm quyền theo cơ cấu của doanh nghiệp. Việc phê duyệt dựa trên chính sách công tác, ngân sách và cấp bậc nhân sự. Nhờ đó, chi phí được kiểm soát trước khi phát sinh.
Quy trình phê duyệt được thiết lập linh hoạt theo nhu cầu và chính sách công tác của từng doanh nghiệp.
Bước 3: Quản lý chuyến đi
Sau khi được phê duyệt, vé được xuất và thông tin chuyến đi được lưu tập trung để theo dõi lịch trình và xử lý khi có thay đổi.
Điểm khác biệt quan trọng so với cách truyền thống: với công nợ, doanh nghiệp không phải chờ thanh toán từng lần, nên xuất vé được ngay khi đã xác nhận và giữ được mức giá tại thời điểm đặt. Ví dụ: VNTRIP hỗ trợ doanh nghiệp hạn mức công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thời gian thanh toán lên đến 45 ngày, giúp tránh rủi ro giá tăng trong lúc chờ thanh toán, không gián đoạn quy trình và chủ động hơn về dòng tiền.
Bước 4: Theo dõi và kiểm soát chi phí
Dữ liệu chuyến đi được tổng hợp để đối soát và báo cáo:
- Xuất hóa đơn tập trung
- Theo dõi chi phí theo phòng ban, chuyến đi
- Báo cáo theo thời gian thực
Kế toán không cần tổng hợp thủ công như trước.
Tóm tắt 4 bước
| Bước | Ai thực hiện | Kết quả |
|---|---|---|
| 1. Đặt vé theo chính sách | Nhân viên | Chuyến bay phù hợp chính sách, thông tin chuẩn hóa |
| 2. Phê duyệt | Quản lý / người có thẩm quyền | Chi phí được kiểm soát trước khi phát sinh |
| 3. Quản lý chuyến đi | Doanh nghiệp cùng đơn vị cung cấp | Vé được xuất kịp thời, lịch trình được theo dõi |
| 4. Theo dõi và kiểm soát chi phí | Kế toán, quản lý | Hóa đơn, báo cáo, dữ liệu chi phí tập trung |
So sánh quy trình truyền thống và quy trình trên hệ thống
| Tiêu chí | Truyền thống | Quy trình trên hệ thống |
|---|---|---|
| Tốc độ xử lý | Chậm | Nhanh |
| Kiểm soát chi phí | Thấp | Cao |
| Sai sót | Dễ xảy ra | Hạn chế |
| Phụ thuộc con người | Cao | Thấp |
| Khả năng mở rộng | Hạn chế | Linh hoạt |
Những yếu tố giúp quy trình vận hành hiệu quả
Một quy trình tốt cần đủ 3 yếu tố: chính sách rõ ràng, hệ thống phù hợp và đối tác chuyên nghiệp. Thiếu một trong ba, quy trình sẽ khó vận hành ổn định.
Vai trò của đại lý trong quy trình đặt vé
Đại lý không chỉ là nơi cung cấp vé, mà là một phần của hệ thống vận hành. Một đại lý phù hợp giúp tư vấn phương án tối ưu chi phí, hỗ trợ nhanh khi phát sinh và đồng bộ với quy trình của doanh nghiệp.
VNTRIP TMS hỗ trợ quy trình đặt vé công tác 4 bước
Nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ cách làm thủ công sang quản lý tập trung. VNTRIP TMS hỗ trợ mô hình này:
- Đại lý cấp 1 của hãng hàng không
- Nhân viên tự đặt vé theo chính sách công tác trên nền tảng Web và ứng dụng Mobile
- Chỉ hiển thị chuyến bay phù hợp chính sách, cảnh báo khi vượt ngân sách
- Quy trình phê duyệt được thiết lập linh hoạt theo nhu cầu và chính sách công tác của từng doanh nghiệp
- Báo cáo và theo dõi chi phí theo thời gian thực
- Hỗ trợ khách hàng 24/7
- Không phát sinh chi phí ẩn
- VNTRIP hỗ trợ doanh nghiệp hạn mức công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thời gian thanh toán lên đến 45 ngày
- VNTRIP gửi bảng kê và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp
Xem chi tiết tính năng của VNTRIP TMS.
Xem thêm: 7 tiêu chí lựa chọn đại lý vé máy bay cho doanh nghiệp (Checklist đầy đủ) · Hướng dẫn đặt vé máy bay cho doanh nghiệp trên VNTRIP TMS · Tự đặt vé máy bay hay qua đại lý – Doanh nghiệp nên chọn cách nào?
Câu hỏi thường gặp
Quy trình đặt vé máy bay công tác gồm những bước nào?
Gồm 4 bước: đặt vé theo chính sách công tác, phê duyệt, quản lý chuyến đi, theo dõi và kiểm soát chi phí.
Vì sao giá vé tăng trong lúc chờ duyệt hoặc thanh toán?
Giá vé thay đổi liên tục. Nếu quy trình phải chờ nhiều bên hoặc chờ thanh toán, doanh nghiệp dễ mất mức giá tốt đã chọn.
Làm sao để xuất vé ngay mà không phải chờ thanh toán?
Doanh nghiệp có thể dùng công nợ. VNTRIP hỗ trợ doanh nghiệp hạn mức công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thời gian thanh toán lên đến 45 ngày.
Quy trình phê duyệt có thiết lập theo chính sách riêng của doanh nghiệp được không?
Có. Quy trình phê duyệt được thiết lập linh hoạt theo nhu cầu và chính sách công tác của từng doanh nghiệp.
Kết luận
Quy trình đặt vé máy bay công tác không phải là thủ tục hành chính, mà là một phần quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Không có quy trình rõ ràng, chi phí sẽ tăng dần mà khó kiểm soát. Khi chuẩn hóa đúng cách, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, giảm áp lực cho các bộ phận và chủ động trong mọi chuyến công tác.
Hãy đăng ký tư vấn / demo VNTRIP TMS hoặc liên hệ hotline/Zalo 0987 567 126 để được tư vấn quy trình đặt vé phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.