Doanh nghiệp đang mất bao nhiêu tiền vì đặt vé máy bay sai cách?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chi phí vé máy bay công tác tăng là do giá vé ngày càng cao. Nhưng khi nhìn lại dữ liệu vận hành, một thực tế khác dần lộ rõ: chi phí không tăng vì thị trường, mà tăng vì cách doanh nghiệp đang đặt vé.

Từ kinh nghiệm đồng hành cùng 1,500+ doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có tần suất công tác cao, VNTRIP nhận thấy một số điểm chung:

• Không kiểm soát được giá vé theo chính sách
• Đặt vé sát giờ với chi phí cao
• Sai sót hóa đơn, mất thời gian xử lý
• Không có người hỗ trợ khi phát sinh sự cố

Cộng dồn lại, tổng chi phí thất thoát mỗi tháng có thể là một con số đáng kể. Với doanh nghiệp có tần suất di chuyển lớn, đây là khoản đáng để xem lại.

Vì sao chi phí vé máy bay công tác ngày càng tăng?

Chi phí không tăng đột ngột. Nó tăng dần theo cách vận hành:

• Tần suất di chuyển tăng nhưng quy trình không thay đổi
• Nhân viên tự đặt vé theo thói quen cá nhân
• Thiếu công cụ kiểm soát ngân sách
• Đặt vé trong trạng thái gấp thay vì có kế hoạch

Những yếu tố này không gây ra vấn đề ngay lập tức, nhưng tích lũy theo thời gian sẽ tạo thành một khoản chi phí đáng kể.

5 sai lầm khiến doanh nghiệp mất tiền khi đặt vé máy bay

1. Nhân viên tự đặt vé không theo chính sách

Ở nhiều doanh nghiệp, việc đặt vé được giao cho nhân viên để tăng tính linh hoạt. Đây là xu hướng đúng, nhưng vấn đề nằm ở việc thiếu cơ chế kiểm soát đi kèm. Khi không có hệ thống hoặc chính sách rõ ràng:

• Không có tiêu chuẩn về mức giá phù hợp
• Mỗi nhân viên dùng một kênh đặt vé khác nhau
• Không kiểm soát được thời điểm đặt vé
• Không có bước phê duyệt trước khi xuất vé

Cùng một chặng bay, mức giá có thể chênh lệch đáng kể chỉ vì thời điểm đặt khác nhau. Khi doanh nghiệp có chính sách công tác và quy trình phê duyệt trên hệ thống, nhân viên vẫn chủ động đặt vé, nhưng chi phí được kiểm soát chặt chẽ.

2. Đặt vé sát giờ khiến chi phí tăng cao

Đặt vé gần ngày bay gần như luôn đi kèm chi phí cao hơn: giá vé tăng theo thời gian và còn ít lựa chọn để tối ưu hành trình. Nhiều trường hợp doanh nghiệp buộc phải chấp nhận mức giá cao vì không còn phương án khác.

3. Không có hỗ trợ khi phát sinh sự cố

Chuyến bay bị chậm hoặc thay đổi là điều khó tránh. Vấn đề nằm ở cách xử lý. Nếu không có đơn vị hỗ trợ, nhân viên phải tự xoay xở, có thể phải mua vé mới, ảnh hưởng đến toàn bộ lịch công tác. Đây là chi phí không hiển thị ngay, nhưng xảy ra khá thường xuyên.

4. Hóa đơn sai hoặc thiếu gây gián đoạn tài chính

Bộ phận Kế toán thường gặp hóa đơn sai thông tin, thiếu chứng từ, dữ liệu không đồng nhất. Hệ quả là chi phí không được ghi nhận đúng, mất thời gian xử lý và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

5. Không có hệ thống quản lý công tác

Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý công tác bằng Excel hoặc email, dẫn đến không có dữ liệu tổng thể, không theo dõi được chi phí theo thời gian thực và khó kiểm soát ngân sách. Khi không có hệ thống, doanh nghiệp gần như không biết chính xác mình đang chi bao nhiêu.

Doanh nghiệp đang mất bao nhiêu tiền? Thử một phép tính

Ví dụ giả định: một doanh nghiệp có 100 chuyến bay mỗi tháng. Nếu mỗi chuyến phát sinh thêm 200.000 đồng do đặt vé không tối ưu, chi phí tăng thêm sẽ là:

• 20 triệu đồng mỗi tháng
• 240 triệu đồng mỗi năm

Đó là chưa tính chi phí xử lý sự cố, thời gian vận hành hay sai sót nội bộ. Doanh nghiệp có thể thay số chuyến bay và mức chênh lệch thực tế của mình để tự ước tính.

Sai lầm và cách khắc phục

Sai lầm	Cách khắc phục
Đặt vé không theo chính sách	Ban hành chính sách công tác, áp dụng trên hệ thống đặt vé
Đặt vé sát giờ	Lập kế hoạch công tác, đặt vé sớm
Không có hỗ trợ khi có sự cố	Làm việc với đơn vị hỗ trợ 24/7
Hóa đơn sai, thiếu	Tập trung đặt vé về một đầu mối, có bảng kê và hóa đơn đầy đủ
Không có hệ thống quản lý	Dùng phần mềm quản lý công tác để theo dõi chi phí tập trung

Giải pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí vé máy bay

Để giảm chi phí, doanh nghiệp không cần “săn vé rẻ hơn”, mà cần thay đổi cách vận hành:

• Chuẩn hóa quy trình đặt vé
• Cho phép nhân viên tự đặt nhưng trong khung chính sách
• Áp dụng quy trình phê duyệt trước khi xuất vé
• Sử dụng hệ thống quản lý tập trung
• Làm việc với đơn vị chuyên phục vụ doanh nghiệp

Khi có quy trình và công cụ phù hợp, chi phí được kiểm soát ngay từ đầu.

Lựa chọn đại lý phù hợp là yếu tố then chốt

Đại lý vé máy bay không chỉ là nơi cung cấp vé, mà là đối tác giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và vận hành hiệu quả. Doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị là đại lý cấp 1 của hãng hàng không, có hỗ trợ 24/7 và chính sách công nợ, hóa đơn rõ ràng.

VNTRIP TMS giúp doanh nghiệp đặt vé máy bay đúng cách

Nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ đặt vé rời rạc sang quản lý tập trung: nhân viên chủ động đặt vé, nhưng theo chính sách và có kiểm soát trên hệ thống. VNTRIP TMS hỗ trợ mô hình này:

• Đại lý cấp 1 của hãng hàng không
• Nhân viên tự đặt vé theo chính sách công tác của doanh nghiệp
• Quy trình phê duyệt được thiết lập linh hoạt theo nhu cầu và chính sách công tác của từng doanh nghiệp
• Theo dõi chi phí theo thời gian thực
• Hỗ trợ khách hàng 24/7
• Không phát sinh chi phí ẩn
• VNTRIP hỗ trợ doanh nghiệp hạn mức công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thời gian thanh toán lên đến 45 ngày
• VNTRIP gửi bảng kê và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp

Nhờ đó, doanh nghiệp vừa giữ được sự linh hoạt, vừa kiểm soát được chi phí. Xem chi tiết tính năng của VNTRIP TMS.

Xem thêm: Giải pháp tối ưu chi phí công tác cho doanh nghiệp · 7 tiêu chí lựa chọn đại lý vé máy bay cho doanh nghiệp (Checklist đầy đủ) · Đặt vé máy bay cho doanh nghiệp: Giải pháp toàn diện với VNTRIP TMS

Câu hỏi thường gặp

Vì sao doanh nghiệp tốn nhiều tiền khi đặt vé máy bay công tác?

Chủ yếu do đặt vé không theo chính sách, đặt sát ngày bay, không có hỗ trợ khi phát sinh sự cố, sai sót hóa đơn và thiếu hệ thống quản lý tập trung.

Đặt vé máy bay sớm có giúp doanh nghiệp tiết kiệm không?

Có. Đặt vé sớm giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn và tránh mức giá cao sát ngày bay.

Làm sao để nhân viên tự đặt vé mà vẫn kiểm soát được chi phí?

Doanh nghiệp cần chính sách công tác rõ ràng và quy trình phê duyệt trên hệ thống, để nhân viên chủ động đặt vé trong khung chính sách.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm bao nhiêu khi quản lý công tác tập trung?

Khi áp dụng đúng cách, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 25% chi phí công tác.

Kết luận

Chi phí công tác không tăng vì giá vé. Chi phí tăng vì cách doanh nghiệp đang vận hành việc đặt vé. Khi áp dụng đúng mô hình – chủ động nhưng có kiểm soát – doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 25% chi phí công tác, minh bạch dữ liệu và tối ưu hiệu quả vận hành.

Hãy đăng ký tư vấn / demo VNTRIP TMS hoặc liên hệ hotline/Zalo 0987 567 126 để được tư vấn cách đặt vé máy bay tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.